Снимок экрана 2015-10-03 в 19.00.54

Гайдлайн: как правильно организовать пресс-подход

С удивлением для себя обнаружила, что есть тысячи статей по написанию эффективного пресс-релиза и организации затратного пресс-тура, но нет ни одной заметки о проведении пресс-подхода с первым лицом компании или его представителем. Это огромное упущение думать, что пресс-подход менее эффективен, чем пресс-конференция. Разве  можно пускать на самотек возможность получить нужную вам публикацию в СМИ?

Пресс-подход как жанр

Сам по себе пресс-подход является эффективным инструментом привлечения журналистов на ваше мероприятие. Спросите почему? Пресс-релиз – это хорошо, журналисты в лучшем случае его опубликуют, а в худшем -  не напишут даже строчки.

Ситуация меняется, когда в пресс-релизе появляется пометка «планируется пресс-подход первого лица или его заместителя». Шансы, что журналисты посетят данное мероприятие, значительно увеличиваются.

Пресс-подход даёт журналистам уникальную возможность взять «свежий» комментарий первого лица не только по теме основного мероприятия, но и получить ответ на животрепещущую для издания тему.

Организация пресс-подхода

  • При грамотном проведении пресс-подход становится ещё одним инструментом построения доверительных отношений с ключевыми, нужными вам изданиями и журналистами.
  • Главное правило - планируйте пресс-подход заранее. 
  • При подготовке плана основного мероприятия внесите в него пункт «Пресс-подход с господином N». В регламенте выделите на него 15 мин, не больше.
  • Когда план будет утверждаться у первого лица, ваш шеф или клиент не только будет видеть вашу работу на бумаге, но будет морально готов общаться с прессой.
  • Подготовьте пресс-релиз основного мероприятия, где также  не забудьте упомянуть  о месте и времени проведения пресс-подхода. Важно полностью указать имя, фамилию и должность первого лица компании, с которым будут общаться журналисты. Так вы избежите ошибок и опечаток в публикациях.
  • Заблаговременно (не менее чем за 24 часа) соберите списки аккредитованных журналистов.
  • Оставшиеся сутки до мероприятия посветите тому, чтобы дополнительно обзвонить журналистов, которые могли не получить ваш пресс-релиз о мероприятии.
  • Прощупайте почву при общении с аккредитованными журналистами, деликатно поинтересуйтесь ответы на какие вопросы журналисты хотели бы получитьво время пресс-подхода.
  • Сформируйте список из 5-7 наиболее интересных вопросов. Подготовьте тезисы ответов на них для своего руководителя. Тезисы должны быть краткими, но ёмкими. Такими, чтобы потом их можно было разослать по пулу и выдать как цитату вашего руководителя. При работе обычно я делала ставку на один-два ключевых тезиса, которые должны быть озвучены во время пресс-подхода. Один тезис, касающийся основного мероприятия, второй – наиболее важный для вашей отрасли. Если тезис будет хлёстким, он и будет расхвачен СМИ.

Правила проведения пресс-подхода

Приезжайте на место проведения вашего мероприятия заранее.

Выберите место проведения пресс-подхода

Обратите внимание на следующие моменты: достаточно ли света в этом месте, какой звук (нет ли эха в помещении), не будут ли мешать общению с прессой другие участники основного мероприятия, постарайтесь оградить зону пресс-подхода от нежелательной публики.

Соберите журналистов в одном месте

Подготовьте им сидячие места на основном мероприятии таким образом, чтобы они в любой момент могли незаметно для остальных глаз покинуть помещение и подготовиться к пресс-подходу.

Соблюдайте тайминг

Представители СМИ должны быть построены для пресс-подхода заранее. Тележурналисты должны выставить свет и проверить звук на «петличке». Объявите пятиминутную готовность , а сами идите за своим руководителем.

По дороге к месту пресс-подхода ещё раз пробегитесь по основным вопросам и тезисам для выступления перед журналистами.

Объявите журналистам ФИО  и должность спикера.

Позвольте задать первый вопрос.

Лучше записывайте пресс-подход на диктофон во избежании неточностей или некорректного использования цитаты руководителя.

Не бойтесь пояснять сказанное

Вы – мост между двумя берегами. В ваших же интересах, чтобы коммуникация состоялась в понятном для обеих сторон ключе.

Уважайте время руководителя и журналистов. Соблюдайте время, отведённое на пресс-подход.

Выбор места и времени

Лучше всего пресс-подход проводить либо после основного выступления вашего руководителя (это при условии, что своим уходом из зала он не нарушит этикет проводимого мероприятия), либо в перерыве между сессиями или докладами, а также можно провести в самом конце основного мероприятия.

Учтите важный момент: не все журналисты будут способны дождаться окончания основного мероприятия.

Им редакция может поставить задачу отработать два, а то и три мероприятия в этот день. В ваших же интересах провести пресс-подход в максимально удобное для журналистов время.

Если это не мероприятие с первыми лицами государства, то не рассчитывайте собрать огромный пул журналистов рано утром или в пятницу и выходные дни – в это время они будут отдыхать, а медиасреда не обеднеет от отсутствия новости о планируемых мерах по популяризации чего бы там ни было.

Особенности общения со СМИ на пресс-подходе

Ни на секунду не забывайте о том, что вы – дирижер концерта под названием «пресс-подход», где журналисты – оркестр, а ваш руководитель – главная скрипка. Поэтому заранее:

Узнайте и запомните имя и название СМИ каждого журналиста, который принимает участие в пресс-подходе.

Не превращайте пресс-подход в балаган. Заранее распределите среди журналистов вопросы и очерёдность их подачи. В этом пункте существует негласное правило (в интересах пресс-секретарей, конечно же): предпочтение отдавать федеральным каналам, затем федеральной прессе, иностранным СМИ, а уж затем представителям региональных средств массовой информации и малотиражным изданиям. Думаю, не стоит объяснять с чем это связано, тут итак, все понятно.

Раздайте всем участникам пресс-подхода свои визитки, где указаны все ваши доступные адреса и телефоны. Это нужно для того, чтобы журналисты могли направить вам вопросы. Также это нужно для того, чтобы снять или оставить за кадром «неудобные» вопросы. Ведь ваша цель – наладить взаимоотношения с журналистами, а не испортить их. Дайте свое слово и не нарушьте его, ответить на все вопросы в письменном виде в течение 48 часов, лучше 24 часов после пресс-подхода.

Помните, успех любого мероприятия зависит от вас и вашей к нему подготовки. Модерируйте каждый этап плана проведения пресс-подхода, не оставляйте своего руководителя наедине с журналистами, потому что вы его опора и тыл в любой непредвиденной ситуации.

 

Фото: пресс-подход министра по делам Северного Кавказа Льва Кузнецова на Красноярском экономическом форуме

Снимок экрана 2015-09-16 в 14.41.16Об авторе:

Ксения Осипова,

независимый PR-специалист,
основатель сообщества «Блогер МЧС»