Меня зовут Егор, я — PR-менеджер некоммерческого партнерства в строительстве. Наша организация давно проводит огромное количество мероприятий разного рода для строителей, органов гос.власти, банков и иных представителей отрасли. Шишек на организации подобных мероприятий я набил столько, что уже можно составить по этому небольшое пособие.

В общем-то, примерно это я и сделал. После детального анализа, я написал инструкцию по организации мероприятий, которая поможет при организации, пожалуй, любого более-менее серьезного и крупного мероприятия. Нашу команду эта инструкция выручает уже очень давно, поэтому надеюсь, что поможет и вам.

1. Определение цели и задачи мероприятия

Шаг 1. Определить какое мероприятие необходимо провести, для кого оно будет и какую конечную цель мы преследуем.

Для чего мероприятие создается? Кто нам нужен? Что необходимо донести до присутствующих? Каким образом? Методы и оценка эффективности.

2. Организация команды

Шаг 2. Затем необходимо собрать команду. Идеальный состав команды может быть таким:

№	Должность	ФИО	Мобильный телефон	Примечание
1	Менеджер мероприятия			Контроль за всеми аспектами мероприятия, а также координацию действий всех участников, привлечение спикеров
2	Известное лицо компании/GR/руководство			Ответственный за привлечение, почетных гостей, VIP-гостей, партнеров, спикеров (личные связи) спонсоров (личные связи)
3	Модератор выступлений			Слежка и корректировка за выступлениями, контроль следования четкому расписанию выступлений
4	Менеджер по рекламе и PR			Организация рекламной компании и медиа сопровождения, а также привлечение журналистов при необходимости
5	Арт-менеджер			Активность на площадке, промо акции, дизайн, разработка рекламных материалов, листовок, раздаточный материал, видео, презентации, подарки, награждения и т.д.
6	Event-менеджер			Поиск площадки, ведущих, диджеев, ответственный за аппаратуру, звук, свет, видео, фото, компьютерную и иную технику
7	Клиент менеджер			Ответственный за входящий и «холодный» поток клиентов, а также за подтверждение участия и повторные обзвоны с напоминанием, привлечение спонсоров (холодная база)
8	Хостес			Ответственные за встречу и регистрацию гостей, за кофе-брейк, банкет, зоны для курения, координацию перемещения гостей, контроль рассадки и т.д.
9	Водитель			Ответственный за доставку и забор грузов
+	Человек с «золотыми» руками			Мастер на все руки, ноги, голову (что-то починить, поднять неподнимаемое и т.д. )

3. Определение формата мероприятия

Шаг 3. На данном этапе команда собирается вместе, чтобы продумать концепцию мероприятия, выделить главную идею, продумать детали организации, решить вопросы, распределить обязанности и составить подробный план.

Задача	Ответственные	Примечания
Определение формата мероприятия	Вся команда	Формат мозгового штурма

Формат: форум, конференция, выставка, круглый стол, бизнес-завтрак/обед/ужин, спортивное мероприятие, семинар, собрание, корпоратив, или какое-то иное мероприятие.

Обязательные вопросы, на которые необходимо дать четкий ответ:

• Наши герои? (Участники, спикеры, выступающие, почетные гости)
• Сколько участников нам нужно?
• Какой имеется бюджет?
• Какие потенциальные площадки подходят?
• Наши партнеры?

4. Начало подготовки к мероприятию

Шаг 4. После определения формата и концепции мероприятия необходимо выбрать площадку, посмотреть ее, утвердить места для welcome-drink, зоны курения, зоны фотосессии, зоны банкета/фуршета, служебного помещения, входной группы, парковки, круглых столов, интерактивной зоны и т.д. 

Задача	Ответственные	Примечания
Выбор площадки	Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер.	Выезд на площадку, фотографии площадки, площадь, доп. помещения, утверждение меню и т.д.

Когда план, формат, цели мероприятия и площадка уже определены, необходимо решить вопрос с организационными моментами на самой площадке:

• Необходимо определить оборудование, в т.ч. звуковое, видео, аудио, наполнение, компьютерная и печатная техника и т.д. 

Задача	Ответственные	Примечания
Необходимое оборудование	Event-менеджер	Определить количество необходимого оборудования, найти подрядчиков, осуществить заказ

• Далее определить визуальное оформление мероприятия, в т.ч. определить фирменный стиль мероприятия, заранее согласовав с арт-менеджером все дизайн-элементы: афиши, тейбл-тенты, рекламные флаеры, банеры, ролл-апы, видео-анонсы и т.д. 

Задача	Ответственные	Примечания
Разработать фирм. стиль всех визуальных элементов мероприятия, разработка рекламных и POS-материалов, подарков и т.д.	Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Менеджер по рекламе и PR;	Разработать концепцию (вся команда), разработать ТЗ (Арт-менеджер), найти подрядчиков, осуществить заказ (Арт-менеджер)

• Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

Задача	Ответственные	Примечания
Определить спонсоров, партеров, спикеров, VIP-гостей	Известное лицо компании; Менеджер мероприятия;Модератор;Арт-менеджер; Клиент менеджер.	Определить списки гостей и распределить, кто кого приглашает, кто за кого ответственный. Арт-менеджер берет на себя визуальные оформления приглашений и КП

5. Анонсирование мероприятие и привлечение гостей

Шаг 5. Необходимо определить каналы коммуникации с ЦА (СМИ, соцсети, блоги, порталы, приглашения, холодные звонки, e-mail, ТВ, радио и т.д. ).

Начинать приглашать гостей на мероприятие, в т.ч. по средствам рекламы и PR, а также по личным связям, в зависимости от масштаба мероприятия, необходимо за 1-3 месяца.

Также стоит создать аккаунты мероприятия в социальных сетях, если это семинар или форум. Так аудитории будет проще следить за ходом мероприятия, и социальные сети также являются отличным каналом для привлечения и коммуникации с аудиторией. Также при необходимости создание лендинг-пейдж с возможностью регистрации и описанием мероприятия.

К началу анонсирования мероприятия должны быть готовы все рекламные материалы, пресс-релизы, тексты, видео-приглашения и иные материалы необходимые для продвижения и привлечения аудитории.

Задача	Ответственные	Примечания
По определенным каналам коммуникации с ЦА начать анонсирование мероприятия и привлечение клиентов	Менеджер мероприятия;Менеджер по рекламе и PR;Клиент менеджер.	Заранее подготовленные рекламные материалы используются для привлечения ЦА. Клиент менеджер работает с входящими заявками, и «холодными» звонками

Также необходимо вести список зарегистрировавшихся участников, для предварительного определения количества присутствующих, с их контактными данными и перед мероприятием обязательно позвонить или отправить напоминание на электронную почту о предстоящем мероприятии. Вид, расписание и кол-во уведомлений утверждается с менеджером.

 6. Проверка площадки

Шаг 6. На площадку необходимо приехать заблаговременно и установить все оборудование, камеры, микрофоны, звук. Также все визуальные и рекламные материалы: плакаты, скомпоновать раздаточный материал, подарки, фирменную одежду. Проверить все службы (вода, электричество, парковочные места, зону въезда, гардероб и т.д. ).

Также важно проверить расходные материалы, батарейки, ручки, стаканы, бейджи и т.д. Мероприятие должно быть готово на 100% за 30-40 минут до его начала.

Задача	Ответственные	Примечания
Осуществить техническое обеспечение площадки, а также контроль всех помещений на соответствие ТЗ, в т.ч. кофе-брейк, кухня и т.д.	Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер; Водитель; Человек с «золотыми» руками; Хостес.	Доложить о готовности менеджеру, в случае форс-мажора найти решение проблемы.

7. Осуществление контроля всех служб на мероприятии

Шаг 7. Провести планерку со всеми ответственными лицами и определить зону ответственности каждого участника (например, мероприятие продлится 6 часов), также определить возможные форс-мажорные ситуации и инструкции по их устранению.

№	Должность	0	1 час	2 час	3 час	4 час	5 час	6 час
1	Менеджер мероприятия	Контроль и координация		Контроль и координация	Контроль и координация	Контроль и координация	Контроль и координация	Контроль и координация
2	Известное лицо компании		Встреча VIP-гостей	Общение с VIP-гостями	Общение с VIP-гостями	Общение с VIP-гостями	Общение с VIP-гостями	Провожание VIP-госте
3	Модератор выступлений			Модерация выступлений спикеров	Модерация выступлений спикеров
4	Менеджер по рекламе и PR			Подсчет кол-ва гостей, оценка эффективности рекламной компании			Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)	Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)
5	Арт-менеджер	Контроль своей области ответственности		Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности
6	Event-менеджер	Контроль своей области ответственности		Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности	Контроль своей области ответственности
7	Клиент менеджер
8	Хостес	Встреча гостей, регистрация, контроль подачи кофе-брейка		Рассадка, контроль подачи блюд и напитков	Координация перемещения гостей, Контроль подачи блюд и напитков	Координация перемещения гостей	Координация перемещения гостей	Координация перемещения гостей
9	Водитель	Привезти оборудование						Увезти оборудование
+	Человек с «золотыми» руками	На подхвате		На подхвате	На подхвате	На подхвате	На подхвате	На подхвате

8. Собрать отзывы

Шаг 8. Необходимо собрать отзывы о мероприятии, это поможет сделать следующее еще лучше. Для этого необходимо заранее подготовить материалы для обратной связи и раздать присутствующим до момента покидания ими площадки.

Задача	Ответственные	Примечания
Собрать обратную связь	Менеджер по рекламе и PR	Обеспечить гостей анкетами, собрать анкеты визитки

9. Оценка эффективности и работа над ошибками

После мероприятия необходимо провести планерку со всей командой и определить слабые места в организации, оценить обратную связь присутствующих и оценить эффективность проведенного мероприятия.

Задача	Ответственные	Примечания
Работа над ошибками	Вся команда	Формат мозгового штурма
Оценка эффективности мероприятия в разрезе поставленных целей	В зависимости от целей мероприятия	Отчет о мероприятии

 

Об авторе: