Часто бывает так, что некоторые файлы мы создаём (впопыхах, естественно) только когда, что называется, припрёт — позвонил журналист, появился потенциальный инвестор или интересная бизнес-возможность. И надо (срочно!) отправить кому-нибудь логотип в векторе или каким-то образом дать представление о сути своего бизнеса и своих продуктах. Очень часто это бывает не вовремя, отнимает много времени, и в итоге получается криво. Я сторонник того, чтобы делать всё заблаговременно, чтобы была возможность что-то скорректировать, исправить, вовремя заметить ошибку, ну и вообще сделать всё, что называется, красиво.

Этот материал будет не столько про PR, сколько про коммуникации в широком смысле этого слова, и пригодится, наверняка, тем бедолагам-собственникам бизнеса, которые своим пиаром занимаются самостоятельно.

Итак, то, что я перечислю сейчас, по-хорошему, надо бы иметь любому бизнесу — от хлебобулочного магазина до крупного холдинга. И, желательно, в облаке — Dropbox и iCloud вам в помощь. Или даже выложить это всё на сайте в специальном разделе «для прессы». Иногда просто случается так, что хорошая бизнес-возможность вас подстерегает внезапно, и вам совсем не до того, а так будет возможность скинуть ссылку на скачивание файла и не париться лишний раз.

1. Логотип в разных форматах

Основа основ. Логотип может пригодится партнёрскому мероприятию, в котором вы участвуете, дизайнеру, который верстает вашу рекламу для печати, веб-студии, которая хочет сайт, разработанный для вас, включить в своё портфолио. Форматы, в которых надо иметь логотип — любой векторный (cdr, indd), png и, конечно, jpeg.

2. Визитка

Очень уважаю те компании, которые размещают на своих сайтах ссылку на скачивание визиток своих сотрудников. Вроде, и лишнего не афишируют, и всю информацию предоставляют. В облаке должны быть визитки всех ваших сотрудников (или руководителей отделов — для крупных компаний), в том числе и визитка руководителя, чтобы, не тратя лишнее время, можно было отправить ссылку на визитку, а не суматошно искать телефон и e-mail нужного сотрудника, чтобы передать клиенту/репортеру/инвестору/партнеру/другое. Так вы экономите не только своё время, но и время компании.

3. Фотографии

В облаке обязательно должны быть фотографии ваших ключевых сотрудников, не говоря уже о сете из 3-5 фотографий собственника/генерального директора. Фотографии должны быть профессиональные, с хорошим освещением и выдержанные в каком-то общем корпоративном стиле. НЕ поленитесь собрать всех сотрудников на фотосет. Потому что если вдруг срочно понадобится профессиональное фото вашего руководителя отдела продаж для комментария в специализированном журнале, не надо будет его суматошно искать. У самого медийного человека компании должен быть набор хотя бы из пяти фотографий крупным планом, в разных ракурсах — СМИ не любят брать одинаковые фотографии спикеров. Ещё одна важная деталь — фотосет надо обновлять где-то раз в 2-3 года.

Хорошо бы иметь и фотосет для своего бизнеса. Фотография вывески, входа в торговую точку, фото интерьеров офиса, производства продукта или самих продуктов. Если вы продаёте, например, роботов, то, наверное, неплохо иметь под рукой их фотографии, что называется, в интерьерах.

4. Бэкграундер

Не знаю уж почему, но российское PR-сообщество очень редко использует слово «бэкграундер», но, что хуже всего, часто о его существовании вообще забывает. Бэкграундер — это текстовый файл, в котором представлена основная информация о вашей компании — когда и кем создана, какой основной профиль компании, какие продукты продаёт и услуги оказывает компания, кто является клиентами, где находится компания, ну и т.д. Словом, прочитав этот файл, абсолютно ничего не знающий о вас человек, должен получить более-менее внятное представление о вашей деятельности. Объем такого файла обычно не больше одного печатного листа. Формат — word и pdf. Бэк тоже хорошо бы обновлять раз в год — добавлять какие-то важные вехи в истории компании, актуализировать информацию по объемам выручки и оборотам. Но сильно, опять же, не увлекайтесь — это, всё-таки, общая информация. В конце надо дать ссылки на сайт и социальные сети, чтобы заинтересованный человек мог узнать больше.

5. Ссылки на пресс-материалы с вашим участием

Наверное, все уже знают, что ссылки на свои интервью, комментарии, колонки и прочее, надо размещать в своих соцсетях и специальных разделах на сайте. Если на вашем сайте до сих пор нельзя просмотреть ссылки (а для печатных версий — pdf-форматы или скриншоты статей), то обязательно этим займитесь — это даст журналистам возможность понять по каким вопросам вы можете быть экспертом и какую точку зрения имеете на тот или иной счет. Ну и сохраняйте это в облаке тоже, само собой.

6. Каталог/презентация/коммерческое предложение

Любой файл, где красиво показана ваша продукция/предоставляемые услуги, преимущества, и указаны на них цены (или диапазон цен). Можно (и даже нужно) выложить на SlideShare или Issue.

7. Файлы с вашими новостями

Если вы разослали кому-то когда-то подробный пресс-релиз о запуске нового продукта, то сделайте одну из двух вещей: либо поместите его на своем сайте в рубрике новостей компании, либо хотя бы имейте каждый из этих файлов в доступе, чтобы можно было дать на них ссылку или скачать. Никогда не знаете когда и где может понадобиться тот или иной релиз.

8. Имиджевый баннер

Опять же, если вы внезапно договоритесь с кем-то о кобрендинговой программе, сотрудничестве или информационной поддержке, хорошо бы иметь под рукой простенький баннер с вашим лого и слоганом. Закажите эту картинку дизайнеру заранее, доведите до возможного совершенства и сохраните в нескольких самых часто встречающихся размерах.

9. Варианты имиджевых рекламных макетов

Есть рекламные кампании, направленные на продажу конкретной услуги. Есть те, которые эффектно информируют компанию в целом. Имейте под рукой и те рекламные материалы, и другие. В разных форматах — видео, аудио, принт, макеты для наружки. Понятно, что не надо делать рекламные материалы просто «чтобы было», но если вы делаете рекламную кампанию, особенно имиджевую, лучше сохранять все файлы и иметь их где-то в общем доступе или облаке.

Другое

Сейчас задумайтесь и  проанализируйте свой предыдущий опыт. Что вам часто нужно было показать, переслать и даже прочитать/увидеть внезапно? Случалось ли это чаще, чем 1 раз? Тогда смело добавляйте и этот файл с свой «облачный» список.

Ну и никогда не забывайте о здравом смысле — все эти файлы должны быть актуальными — выполнены в вашем текущем фирменном стиле, с указанием реального адреса (физического и сайта), цены и линейка продуктов должны быть тоже актуальными. Поэтому старайтесь проводить ревизию своей облачной бизнес-папки хотя бы раз в 6-12 месяцев. Может, это прописные истины, но меня эти лайфхаки выручали не раз и не два.

За фоточку спасибо travelriskmanagementsolutions.com

 

Об авторе: 

Розалия Каневская,

независимый PR-консультант, создатель и редактор Mediabitch.ru