Бывает так, что даже самые маститые пиарщики с какой-то профессиональной задачей сталкиваются первый раз. Одной из таких задач является организация статусного ивента. Не у всех из нас есть возможность нанять для организации event-агентство, поэтому часто приходится обходиться своими силами. И у кого же спрашивать совета, как не у самих event-менеджеров? 

Сегодня своими профессиональными секретами с нами делится Мария Резникова, основатель агентства повышения статуса мероприятий Restar. 

 

 

Мы провели у себя в Restar Agency небольшой опрос среди интернов на предмет того, какие вопросы больше всего интересуют начинающих пиарщиков об организации ивентов и работе с celebrity. И постарались честно ответить на самые популярные из них.

С какими проблемами чаще всего сталкиваются во время ивента, и о чём нельзя забывать?

В идеале, на каждом мероприятии есть партнеры ивента, которые поддерживают его своим товаром или продукцией. Главная задача профессионального организатора продумать событие так, чтобы все необходимое для него было на площадке за день ДО самого ивента.

Так как в дату проведения праздника, по статистике, всплывают настолько мелкие вопросы (которые отнимают много времени на их решение и выбивают из колеи), что лучше не рисковать. Пример: завоз алкоголя в день ивента. Никогда (!) не допускайте этого по нескольким причинам:

-    грузовые машины имеют обыкновение ломаться;

-    человеческий фактор не искореним (проспать, заболеть и даже передумать участвовать на мероприятии – обычное дело для людей).

Как продумать бюджет? Какие мелочи нужно учесть?

Бюджет – достаточно аморфное определение. К примеру, специфика нашей компании конкретно – партнерские взаимоотношения. Мы делаем под ключ события исключительно на бартере, вплоть до площадки и выступающих артистов. Пример: новым площадкам выгодно предоставлять себя для проведения событий, чтобы привлечь новую публику и чтобы СМИ, поддерживающие ивент написали о месте проведения. Это в том числе одна из причин, по которой партнеры мероприятия (разного формата компании, которые дарят селебрити и представителям СМИ свою продукцию) принимают участие в празднике. Что касается самих именитых гостей – самое простое, они приходят на хорошие подарки☺ Даже фотографы зачастую работают бесплатно (или за подарки от партнеров), потому что они могут положить фотографии с селебрити к себе в портфолио.

Конечно, в любом случае, есть минимальная расходная часть – печать пресс-волла, пригласительных и тд. Возвращаясь к первому вопросу, это также необходимо делать за несколько дней, дабы не переплачивать за новый пресс-волл в случае сбоя работы типографии или если человек, который должен был в день ивента привезти типографскую продукцию, заболел, проспал и далее по списку стандартных причин.

Бывает ли такое, что журналисты вообще не пришли? Что делать в такой ситуации?

Профессиональное агентство имеет ряд представителей медиа, которые пишут анонсы и отчеты всегда дистанционно. В этом случае подарки за поддержку ивента доставляются курьером. Поэтому если журналисты вообще не пришли, надо работать с ними уже после мероприятия.

Однако, для статуса мероприятия, СМИ на площадке необходимы и иногда лучше договориться с одним из них и поставить его в ранг информационного спонсора. Тогда в любом случае из редакции направляется редактор или его помощник.

Что важно помнить при организации мероприятий разной величины?

Цель ивента. Бывает, при планировании событий организаторы “перебарщивают” и придумывают огромное количество ненужного контента. Это зачастую сбивает гостей с толку и отвлекает внимание от самого главного – от заказчика. Будьте сдержанны в своем креативе и лучше сделайте упор на одну фишку, но незабываемую.

Не могу не поделиться еще одним важным и веселым моментом. При планировании крупного выездного мероприятия, всегда помните о туалетных удобствах. Из опыта дружественной компании: мои знакомые при планировании выездной художественной галереи в последний момент поняли то, что не позаботились о мобильных туалетах. Как вы думаете, насколько долго гости смогли бы оставаться на празднике?

Что важно помнить, приглашая на мероприятие звезду?

Это целая технология, состоящая из множества взаимосвязанных деталей. Необходимо заранее продуманное место за столом или то, где будет комфортно гостю. Причем такое место, чтобы рядом не сидел его “недруг” (всегда важно следить за сплетнями и желтой прессой). Чтобы на столе у гостя стояла вода, алкоголь, закуски, даже в том числе, если у всех остальных стоячий фуршет. Селебрити никогда не будут вставать и идти с тарелкой к общему столу. В идеале, чтобы к ним были представлены отдельные официанты. Но это далеко не главный пункт. Основа – это хорошие подарки, которые не обидят именитых гостей. Тут, важно лично знать их всех. Потому что, есть не очень известные, но мнящие себя “звездами первой величины” и требующие по максимуму. А есть известные личности, которые могут прийти и не за подарки, а на сам бренд или компанию организатора за минимальные презенты, либо по-дружески к непосредственно главному ивентеру.

 

Надеемся, что хоть на 10% смогли наглядно рассказать о некоторых нюансах планирования мероприятий 🙂