Презентации – неотъемлемая часть работы любого PR-специалиста. От того, насколько качественно вы умеете их готовить, во многом зависит успех ваших коммуникационных кампаний. В этой статье делимся практическими советами и лайфхаками создания презентаций. 

Что точно должен уметь PR-специалист

Ситуации в компаниях разные. Где-то есть контент-маркетолог – связующее звено между дизайнерами и пиарщиком, он помогает упаковывать смыслы. Где-то есть копирайтеры, которые досконально делают вычитку презентаций. А где-то может быть единственный многорукий пиарщик, который все делает сам. И все же есть необходимый минимум, что нужно уметь каждому специалисту, когда речь идет о презентациях.

— Постановка цели. Любой материал направлен на какую-то конкретную аудиторию и должен нести конкретный посыл. Поэтому прежде всего нужно поставить понятную цель – для чего создается презентация. Тогда будет проще понять, какие смыслы закладывать в дальнейшем.

— Логика построения. От общего к частному или наоборот – зависит от контекста. Если мы делаем презентацию для аудитории, которая ничего не знает о компании, то сначала нужно познакомить и рассказать про нее. Если это изначально была просьба дать конкретные данные, то лучше вначале дать необходимый материал, а уже после добавить что-то общее.

— Структура презентации. Продумать, о чем будет каждый слайд. Лучше всего исходить из понимания, что 1 слайд = 1 смысл. Иначе можно перегрузить его информацией и из-за этого потерять ключевое сообщение.

— Текст. Для этого специалист может: обращаться за помощью к другим отделам, интервьюировать экспертов, запрашивать материалы. Ориентироваться на то, какая информация поможет достигнуть цели и что из нее самое важное, что следует подчеркнуть. Продолжая руководствоваться принципом, что на слайдах не должно быть слишком много текста.

— Визуал. Графические материалы часто лучше доносят смысл, чем текст. Особенно когда речь идет о цифрах, количественном сравнении или каком-то наглядном примере. Можно сразу делать пометки, какие визуальные элементы могут быть на том или ином слайде.

На выходе должен получиться файл, который можно назвать драфтом презентации. Впоследствии он может стать техзаданием для дизайнеров, основой для контент-маркетолога или подспорьем для дальнейшей работы самого PR-специалиста.

 

 

Когда у специалиста готов план, текстовое наполнение и понимание визуального ряда, можно переходить к дальнейшим шагам. Они будут зависеть от того, какими ресурсами обладает компания.

ТЗ для дизайнера

Когда есть профессионалы, которые могут создать презентацию – это половина успеха. Вторая будет зависеть от того, насколько правильно им поставить техзадание, чтобы свести правки к минимуму.

Для этого можно расширить текстовый драфт или использовать для наглядности Google Презентации, где можно оставлять комментарии к каждому слайду. Формат лучше заранее прояснить с дизайнером. Вне зависимости от выбора, для хорошего ТЗ нужны следующие вводные:

— Контекст. Цели и аудитория презентации. Исходя из этого – должна ли она быть строгой или нет, можно ли использовать геометрические формы, иконки. В каких стилях могут быть фото.

— Размеры. Пусть стандарт и 16:9, но тут стоит отметить, предполагается ли печать, показ на больших экранах или нет.

— Общие требования. Могут быть как внутренние, например, соотношение текста и графических элементов, так и внешние – количество слайдов, логотипы партнеров, цвета и оформление.

— Комментарии к слайдам. Какие данные визуализировать, например, перевести в диаграмму. Или что должно точно остаться, а чем можно пожертвовать.

Что делать точно не стоит:

— Добавлять текст скринами, только если визуальный ряд не предполагает этого. Дизайнер – не копирайтер и в его обязанности не входит перепечатка символов. Как и проверка орфографии, пунктуации и опечаток.

— Добавлять картинки, в которых вы не уверены. Если это просто стоковая фотография, а не точно необходимый элемент, то лучше описать, какой визуал хочется использовать на слайде. Дизайнер сам подберет то, что лучше будет смотреться и его уместное расположение.

— Давать размытые комментарии. Чем четче вы сформулируете пожелания, тем лучше будет результат. Дизайнеры очень не любят фразы: «можно тут что-то фиолетовое добавить».

 

В целом, чем больше данных для дизайнеров будет, тем лучше они смогут сделать с первого раза. Однако, без факапов не бывает, поэтому всегда проверяем готовый материал. Ошибки могут быть в самых неожиданных местах. Хорошее ТЗ просто минимизирует их количество.

Если в команде нет дизайнеров

Этот вариант сложнее, но зачастую PR-специалист – это человек-оркестр, у него есть насмотренность и возможность сделать презентацию самостоятельно. Что можно посоветовать в этом случае:

— Использовать брендбук. Там есть условия – как и когда использовать логотип, какие шрифты и фирменные цвета.

— Опираться на уже существующие презентации компании. Скорее всего, уже есть готовые слайды, из которых можно создать что-то новое, внеся несколько правок и потратив минимум усилий.

— Брать готовые шаблоны. Практически на любой случай есть готовые варианты презентаций, которые можно брать за основу и подгонять их под пункты выше.

Программы, в которых можно работать:

— Google Презентации или PowerPoint – вариант для новичков. В интернете можно найти много ресурсов, на которых уже есть шаблоны, разбитые по категориям. Стараемся подобрать что-то подходящее под фирменный стиль.

— Flyvi.io или Supa. Это аналоги Canva, которая ушла из России. Довольно понятный и простой интерфейс, также в каталоге есть много шаблонов презентаций.

Варианты посложнее для тех, кто любит нейросети:

— MagiсSlides (GPT for Slides). Это расширение на основе ИИ для работы с Google Презентациями. Можно настроить внешний вид: шрифты, стили и цвета, с которыми будет работать нейросеть. Из минусов – плохо работает с русским языком и можно создать только три презентации в месяц.

— Slidebean. Этот сервис похож на PowerPoint. Можно делать презентацию с нуля или использовать готовые шаблоны. Основная фишка – дизайн сделает нейросеть, достаточно накидать текст и добавить подходящий визуал. Возможности ИИ в платной и бесплатной версии одинаковые.

Лайфхаки и шаблоны для самых частых форматов

Потребность в уникальной сопроводительной презентации может возникать довольно часто. Желательно всегда иметь их в редактируемом формате, где легко можно поправить, добавить или убрать какие-то слайды. Пройдемся по самым частым форматам, которые могут потребоваться PR-специалисту: какие приемы помогут работать с ними.

Медиакит

Такая презентация направлена на информационное сотрудничество. Может быть как для того чтобы выступить партнером, так и для того, чтобы привлечь других. Чаще всего используется для участия в аудио и видео-подкастах, при партнерстве с конференциями или другими мероприятиями, реже – может быть дополнением к письму для СМИ.

Если рассматривать медиакит, где ваша компания может быть инфопартнером и участвовать в распространении контента, то в структуре презентации самой весомой частью будет раскрытие информации о ваших ресурсах и аудитории. Какой может быть примерная структура:

1. Титульный слайд.

2. Краткий и емкий слайд о самой компании.

3. Ваша аудитория, желательно в цифрах и разбитая на сегменты.

4. Статистика ресурсов. Самый важный блок. Тут могут быть блоги и соцсети компании, каналы экспертов, база email-рассылок. Набор информации будет зависеть от цели.

5. Предложение. Оно может быть вынесено в переписке, но лучше в презентации его также продублировать.

6. Кейсы. Тут можно показать предыдущий опыт, когда вы уже выступали в роли инфопартнера.

7. Контакты. Пусть они и будут дублировать что-то в переписке, больше – не меньше.

Если медиакит составляется для того, чтобы привлечь инфопартнеров, например, к вашему спецпроекту, мероприятию или какой-то другой активности, то его структура будет отличаться:

1. Титульный слайд.

2. О компании. Этой информации можно будет посвятить несколько слайдов, чтобы подсветить экспертизу, ценности и репутацию на рынке.

3. О проекте. Рассказать про то, что планируете запустить. Это самый важный блок. Тут можно выделять отдельными слайдами: что планируется, когда и как; на какую целевую аудиторию рассчитано и ее планируемый охват; кто уже поддерживает событие; какие ресурсы привлекли или планируется привлечь.

4. Выгода. Что может получить потенциальный партнер от вашей компании за свое участие. Тут можно указать разные уровни вовлеченности партнера и его выгод, будет зависеть от вида и масштаба планируемой активности.

5. Кейсы. Будет также не лишним показать, как подобные проекты проводились в прошлом. Даже если они были не слишком похожи на текущий.

6. Контакты.

Партнерские презентации

В данном случае довольно сложно вывести единую структуру презентации для шаблона. Она будет зависеть от большого количества переменных: знает ли потенциальный партнер о компании, для чего мы хотим его привлечь, в каком формате, какие ресурсы нам нужны. Какие-то слайды можно смело брать из медиакита.

Пара лайфхаков:

— Можно создать шаблонную презентацию с основными слайдами, в которую потом вносить правки в зависимости от цели и контекста.

— Всегда делать несколько персонализированных слайдов, где размещена информация о партнере и/или предложение именно для него исходя из того, что вы о нем знаете. Это будет показывать вашу заинтересованность и то, что потенциальный партнер – не один сотни других, которым вы разослали письмо нажатием одной кнопки.

Презентации для спикеров

Здесь есть несколько способов работы.

1. Спикер хорошо знает свою тему, у него есть тезисы и план выступления. В таком варианте он сам обычно накидывает структуру и информацию для презентации. Задача PR-специалиста чаще всего сводится к тому, чтобы составить ТЗ на дизайн презентации, следить за сроками реализации и давать правки.

2. Спикер знает свою тему, но ему сложно структурировать свое выступление, и нужна помощь с подготовкой. В данном случае лучше всего провести встречу, желательно под запись, где проинтервьюировать эксперта и помочь раскрыть тему. Полученную информацию систематизировать и разбить на блоки, создав слайды с ключевыми тезисами или данными.

3. Спикер плохо знает тему, но его попросили выступить. Необходимо собрать информацию для выступления из других источников, чаще всего с нескольких отделов. Далее, как в пункте выше, подготовить материалы для презентации, но в дополнение еще написать текст для спикера.

3 совета для подготовки презентации

— Минимум текста. Человек не может одновременно читать и слушать, поэтому для хорошего восприятия информации аудиторией слушателей – больше подойдет визуальный ряд. Текст должен кратко представлять основные тезисы и помогать спикеру вести повествование, а аудитории давать вводные – о чем пойдет речь.

— Метафоры. Где это возможно, можно текст заменить визуальной ассоциацией. Это не про перегруз одного слайда множеством картинок, это про передачу ключевой идеи с помощью них. Это может быть и крупная цифра или символ, схема или инфографика.

— Помнить про эмоции. В выступлении 80% отклика аудитории будет зависеть от спикера, но презентация также может повлиять на восприятие. Факты и цифры – это хорошо, но нужно еще подумать над эмоциональной составляющей. Мозг человека мыслит историями, и тут это правило тоже работает.

Вместо заключения

Существует еще множество случаев, когда PR-специалисту может понадобиться презентация: сопровождение к заявкам на премии и рейтинги, при вступлении в ассоциации, партнерские программы. Если наработать навык структуризации и иметь под рукой готовые шаблоны под описанные выше основные случаи, то любой новый процесс будет занимать меньше времени. А если давать хорошее техзадание команде дизайнеров, то вы точно станете любимчиком, чьи задачи будут ставить в приоритет.

Главное фото: Pavel Danilyuk, Pexels.com

Об авторе: Галина Филиппова, PR Team Lead Digital-агентства Magnetto.pro