Что делать, когда все на удаленке и многие привычные методы работы недоступны? Только искать и придумывать новые форматы работы и взаимодействия со СМИ. Например, провести для клиента пресс-конференцию в Zoom. Читайте пошаговую инструкцию от агентства «Лампа» о том, как подготовить и провести такое мероприятие.
Задача
В самый разгар карантина онлайн-супермаркет Perekrestok.ru презентовал свой новый объект – четвертый даркстор в городе Видное Московской области площадью 18 тысяч кв. м. Из-за возросшего спроса на доставку компания запустила большой склад раньше срока – с его помощью еще больше людей смогут получить продукты домой. Кроме того, это 1 тыс. дополнительных рабочих мест, которые сейчас так нужны.
Событие отличное: в обычное время можно было бы пойти по классическому пути, собрав журналистов на традиционную пресс-конференцию. Но сегодня из-за режима самоизоляции все офлайн-мероприятия запрещены. Как быть?
Решение
Видеоконференции стремительно ворвались в нашу жизнь вместе с режимом самоизоляции. Приложением Zoom сегодня пользуются миллионы людей ежедневно: не только для митапа с коллегами, но и для дистанционного обучения и даже для популярных теперь zoom-вечеринок. Почему бы не использовать приложение в качестве платформы для первой онлайн-конференции Perekrestok.ru? Так как сертифицированных экспертов по Zoom еще нет, мы сами разбирались, как работает программа и что нужно для беспроблемного проведения мероприятия.
Что нужно учесть
1. Составить для всех участников предварительную инструкцию, содержащую ссылку на конференцию с паролем и идентификатором, дату и время мероприятия, ссылку на скачивание Zoom, тайминг конференции, порядок задавания вопросов и прочие нюансы.
2. Создать чат поддержки в телеграме или вотсаппе, предварительно запросив у участников мобильные телефоны или имена пользователей (для телеграма). Конечно, в самом Zoom тоже есть опция конференц-чата, но он не сможет помочь тем, кого может выкинуть, например, из-за плохого соединения.
3. Использовать опцию «Зал ожидания», сначала завести спикеров, проверить у всех звук и прочие технические детали, а уже потом заводить журналистов. Разумеется, всех участников нужно предупредить о том, что сначала они попадут в виртуальный зал ожидания.
4. Брендинг в кадре. Зал ожидания, как и задний фон можно забрендировать. Главное – не перестараться. А все наши спикеры, например, выступали в фирменных толстовках Perekrestok.ru.
5. Тестовый созвон со спикерами — важнейшая часть подготовки и возможность во-первых, еще раз проговорить порядок выступления, во-вторых, уладить технические моменты.
6. Добавить в настройках конференции альтернативного организатора, иными словами, помощника, который будет следить, чтобы у участников, которые в данный момент не выступают и не задают спикерам вопросы, был выключен звук. Это важно, чтобы не создавать шум. Кстати, опция соорганизатора доступна только в платной версии.
7. Платная версия – без нее никак, разве что вы уверены, что вам хватит сорока минут, чтобы рассказать всё самое важное и еще ответить на вопросы. Мы приобрели два платных аккаунта – для основного организатора со стороны агентства и для соорганизатора со стороны клиента, чтобы быть уверенными, что всё пройдет без накладок.
8. Звук. У кого-то из участников в процессе может «отваливаться» звук, важно заранее объяснить им, как его включить. Лучше всего отразить это в инструкции из п. 1 и закрепить ее в чате поддержки. Как правило, главные проблемы видеоконференций в Zoom связаны либо с плохим соединением у отдельных участников, либо с тем, что кто-то не может настроить звук (либо его не слышат, либо он не слышит других).
9. Безопасность. Рекомендуем поставить пароль для конференции, чтобы к ней могли подключиться только те участники, которым вы отправили ссылку.
Результат
Благодаря проведенной работе на первое онлайн-мероприятие для Perekrestok.ru собралось 33 человека: 16 журналистов из таких изданий как Bloomberg, ТАСС, РИА, Интерфакс, Forbes, «Коммерсант», РБК, «Российская газета», спикеры – команда клиента и сотрудники агентства. Пресс-конференция продлилась 1,5 часа и все прошло гладко. По итогам вышла 21 публикация с суммарным охватом 5,5 млн человек.
Об авторе: старший PR-менеджер агентства «Лампа» Ася Дзагурова.