Когда-то для работы PR-специалиста было достаточно, грубо говоря, иметь под рукой телефон, блокнот и кипу свежей прессы. Те времена давно остались в истории, и сегодня набор инструментов в будничном арсенале пиарщика куда как шире.

Базовые офисные программы до боли близки любому труженику PR- индустрии, но коммуникации эволюционируют,  а спектр наших задач становится все шире.

Находить выход из любой ситуации – едва ли не основной наш профессиональный skill. Но есть программы, без которых работать над поиском выхода становится крайне сложно. Часть из них проверенны временем, а какие-то только начинают входить в наш профессиональный обиход. Я попробую систематизировать инструменты, которые существуют на сегодняшний день, ну а финальный выбор оружия остается, конечно, за вами.

1. Работа с почтой

Базовое решение: Outlook

Альтернатива: почта Gmail

Число сообщений, ежедневно падающих в папку «входящие» на компьютере пиарщика, может, конечно, варьироваться в зависимости от специфики компании. Часто это десятки (если не сотни) писем в день. Чтобы не погрязнуть в непрерывном потоке сообщений и свести к минимуму минуты драгоценного времени, проведенные в поисках того самого письма, полученного на прошлой неделе, важно организовать правильную автоматическую сортировку почты, в соответствии с проектами / клиентами / задачами или по любой другой понятной вам логике. Outlook как нельзя лучше справляется с этой задачей.

Маркировка сообщений по важности, добавление входящих писем в лист задач и привязка к календарю также помогут структурировать работу и упростят планирование.

Лайфхак: Тем, кому удобно собирать всю нужную информациюб именно в почте, будет полезно небольшое приложение Mail to Self. Сервис позволяет отправить письмо с важной информацией самому себе в один клик.

2. Создание презентаций

Базовое решение: Power Point

Альтернатива: Prezi, Keynote

По сути, нет большой разницы, с какой программой работать — это вопрос вкуса. Качественную презентацию можно сделать как в Power Point, так и используя альтернативный софт. Здесь главное не инструмент, а наполнение.

PowerPoint – это хорошо известный, классический инструмент для создания презентаций. Если ваша задача презентовать матерал консервативной аудитории, возможно стоит остановить выбор именно на нем. Prezi позволит подать информацию более нестандартно. Вместо последовательного набора слайдов нелинейная структура, в рамках которой вы можете произвольно перемещаться, приближая отдельные элементы. Еще один удобный момент: файлы Prezi автоматически сохраняются в облаке.

Для пользователей Mac, iPad и iPhone отличной альтернативой может стать Keynote. Программа обладает массой полезных функций, вроде интеграции мультимедийных объектов и записи голоса поверх презентации, и легко трансформируется в PowerPoint и обратно, интуитивно понятна в использовании.

Лайфхак: Если содержание презентации не конфиденциально и содержит интересный контент, не стоит хранить ее мертвым грузом в лабиринтах памяти компьютера. Поделитесь результатами вашей работы на slideshare.net. Коллеги по достоинству оценят ваш труд и признание не заставит себя долго ждать!

3. Работа с текстом

Базовое решение: Microsoft Word

Альтернатива: Evernote

Word — это классика, как ни крути. Эта программа понятна и до неприличия близка каждому. Но и здесь есть свои секреты, знание которых может существенно упростить жизнь. Например, быстрое изменение регистра выделенного фрагмента текста нажатием Shift + F3. Больше лайфхаков по работе с word можно найти здесь.

Еще одно, относительно свежее решение – приложение Evernote. Идеальный вариант для планшета и смартфона. С этим приложением можно удобно делать заметки (записи встреч, планы проектов и т.д. ), добавлять фото, использовать режим презентации и много чего еще с помощью других полезных функций. В Evernote, как и в Google docs, можно настроить удобный совместный доступ к документам.

Лайфхак: Перед отправкой готового документа внешним пользователям (например, приглашение для журналиста) лучше сохранить файл в формате PDF. Так вы будете уверены, что получатель увидит документ именно таким, каким вы его задумали. Кроме того, формат PDF легче просматривать со многих мобильных устройств.

4. Бюджетирование

Базовое решение: Microsoft Exсel

Альтернатива: специализированные корпоративные программы

Что скрывать, большинство из нас не питает чрезмерной любви к расчётам и воспринимает Exсel как исключительное (но неизбежное) зло. Это действительно не самая дружелюбная программа и львиная доля ее возможностей остается неведома большинству пользователей, даже после многих лет работы с Excel.

На самом деле, программа скрывает в себе массу полезностей и, если знать к ней подход, это может существенно облегчить вам жизнь. Несколько полезных советов о работе с Exсel можно найти, например, здесь. Полноценной достойной альтернативы этому королю таблиц пока не нейдено, хотя многие компании используют собственные программы для работы с бюджетом. Основной плюс таких программ – наличие стандартизированого темплейта, который избавляет от необходимости «изобретать» документ с нуля и страхует нерадивых сотрудников от ошибок.

Лайфхак: Казалось бы, банальный совет: всегда (всегда!) перепроверяйте правильность формул. Проверка никогда не бывет лишней, а последствия просчета могут быть весьма неприятны. Совет о сохранении документа Exсel в формате PDF перед отправкой внешним пользователям особенно актуален.

5. Обмен файлами

Базовое решение: Drop Box

Альтернатива: Google Drive, WeTransfer и др.

Файлообменники – незаменимое решение для быстрой и удобной передачи тяжелых файлов: в первую очередь, мультимедиа и такого неистребимого зла как тяжеловесные монстры-презентации за 20 MB. Сервисов, служащих решению этой задачи, сейчас немало. Если документ (например, презентация) нужно не просто передать, но и отредактировать, лучше использовать Google Drive. «Расшаренный файл» открывается в формате Google Docs и позволяет видеть правки друг друга в реальном времени.

Лайфхак: Есть теория, что передача файлов через распространенные файлообменники небезопасна. Те, кто разделяют подобные опасения, могут опробовать SpiderOak, доверившись рекомендации Эдварда Сноудена.

6. Основы дизайна

Базовое решение: Adobe Photoshop

Альтернатива: Adobe Illustrator (версия pro), Paint (базовая комплектация)

Работа с графикой, конечно, не входит в список базовых компетенций PR-специалиста. Но ситуация «срочно надо» подправить/доработать/переделать — это наши будничные реалии. Поэтому хотя бы базовые навыки работы с Adobe Photoshop/Adobe Illustrator придутся очень кстати и не раз выручат вас и ваших коллег. Совсем не обязательно быть богом фотошопа: умения ориентироваться в панели задач и внести простейшие изменения в векторный документ вполне достаточно на «экстренный» случай. Если таких умений в вашем арсенале нет, а «сроки горят» то и пресловутый Paint никто не отменял. В руках мастера и столовая ложка – оружие, как говорится.

Лайфхак: Решение более масштабных задач лучше поручить профессионалу. Мы, конечно, мастера на все руки, но профессиональный дизайнер справится с работой с меньшими затратами как времени, так и нервов.

7. Чтобы быть в курсе

Базовое решение: Facebook, Instagram, Twitter

Дополнение: LinkedIn, Vkontakte

Значение социальных сетей для пиарщика сложно переоценить. Бесценный источник новостей и самых свежих сплетен помогает знать, что, где, как и когда. Даже если SMM не входит в круг ваших непосредственных обязанностей, социальные сети – тот инструмент, который позволит всегда быть во всеоружии. Большинство новостей первыми появляются именно здесь. Корпоративые аккаунты клиентов и их конкурентов, журналисты и лидеры мнений – весь “сок” в одном флаконе.

То, в каких именно сетях стоит поселиться, зависит и от профиля компании / клиента, и от ваших задач. К примеру, для бизнеса в сегменте B2B могут пригодиться иногда не столько LinkedIn, сколько Twitter и Facebook, особенно если речь идет о работе со стейкхолдерами отрасли и лидерами мнений.

Лайфхак: Стриминговые сервисы в последнее время активно набирают обороты. И, хотя подобные решения пока не очень распространены у нас, учитывая современные скорости развития технологий, к ним стоит присмотреться. Интересные примеры: сервисы для лайв-стриминга видео Periscope и Meercat. Приложения открывают массу новых возможностей для PR в контексте, например «живых включений» с мероприятий или онлайн интервью.

8. Саморазвитие

Базовое решение: Apple Podcasts

Альтернатива: Podcast Addict, Doggcatcher

В рутине текущих дел и за чередой дедлайнов пиарщику порой не просто выделить время на профессиональное развитие. Но быть в курсе последних трендов и событий – одна из наших ключевых компетенций. Разорвать этот, казалось бы, замкнутый круг можно эффективно используя время и совмещая задачи.

Подкасты – бесценное решение, позволяющее с пользой проводить время в дороге (спортзале, ожидании и т.п. ), получая информацию о том, что творится в мире, узнавая последние тренды отрасли или даже практикуя иностранный язык. Пользователи Apple без труда могут собрать персональную подборку и наслождаться ей в Apple Podcasts. Для Android также есть масса качественных решений, например, приложения Podcast Addict и Doggcatcher.

Лайфхак: Несколько подкастов для тех, кто хочет быть в курсе мировых трендов в PR и маркетинге: For Immediate Release от The Hobson & Holbtz Report, The Echo Chamber PR Show от Holmes Report, The BeanCast (marketing podcast), подкаст Inside PR.

 

Об авторе: 

Елена Таирова,

менеджер по маркетингу и связям с общественностью Dentsu Aegis Network