Пресс-конференция — событие, с которым рано или поздно в своей карьере сталкивается любой пиарщик. Как сделать так, чтобы спикеры и журналисты чувствовали себя комфортно, а компания по итогам получила максимум публикаций? Свой чек-лист подготовки пресс-конференции составила специалист по PR и прокачанный в этой теме человек Гаянэ Петросян (Tele2 Россия). 

1.Один инфоповод

Мероприятие должно строиться вокруг одного информационного повода. Если у компании есть несколько новостей, нужно отработать каждую отдельной активностью. Смешивая все поводы в одном ивенте, мы имеем следующие риски: несчитывание СМИ заготовленного сообщения и, как следствие, некачественные информационные материалы на выходе. Это приведет, фактически, к потере качественных инфоповодов и неполучению ЦА необходимой информации.

Итак, 1 повод = 1 событие. Причем повод должен быть значительным, свежим и актуальным для рынка.

2. Площадка

Помещение должно отвечать техническим, эстетическим и стилистическим требованиям, находиться в подходящей части города, района, быть не большим и не маленьким, полностью соответствовать всей концепции мероприятия. Площадка, подходящая абсолютно по всем параметрам, — большая редкость и даже удача. Обычно приходится дорабатывать недостающие детали, закупать, продумывать, ремонтировать, приглашать большое количество узкоспециализированных подрядчиков. Важно проверить каждую мелочь. На площадке должна царить идеальная чистота, все оборудование должно быть исправно, — проверяем функционирование всех деталей в каждой зоне – от сцены до WС.

Также не забываем, что наши гости могут иметь различные потребности, которые не присущи нам. Например, вы не курите. Однако как устроитель мероприятия, обязаны позаботиться об организации зон для курения (например, если они не предусмотрены в туалете, а на площадке есть терраса, распорядитесь, чтобы там были разложены пепельницы, а в холодное время года — и пледы.

3. Концепция пресс-конференции и её стилистическая выраженность

Концепция должна соответствовать инфоповоду и считываться в каждой детали: оформлении сцены, всех зон, аудио-визуальном сопровождении, мебели, раздаточных материалах и т.д. 

4. Тайминг

Следует тщательно продумать тайминг конференции:  выделить достаточно времени на сбор участников, выступление спикеров, сессию вопросов – ответов, неформальное общение спикеров с журналистами, развлекательную часть (если она будет), банкет/фуршет и т.д. 

5. Визуальная составляющая 

Все просто: даешь хорошую презентацию! Хорошая – это: аккуратная, ненагроможденная, «чистая» презентация. Минимум текста, максимум изображений, инфографики, диаграмм. Все эти данные позволят спикеру не потерять мысль, а слушателям – сориентироваться в большом информпотоке и запомнить основные моменты.

6. Выбор спикера (-ов) 

В зависимости от инфоповода, это может быть человек, занимающий в компании топовую позицию, или сотрудник, принимавший непосредственное участие в событии, освещаемом на пресс-конференции, а также топ-менеджер того подразделения компании, которым был разработан анонсируемый продукт/услуга. 

Здесь все индивидуально и ситуативно, но перманентны условия:

— на месте спикера должен быть человек, который сможет достойно презентовать идею конференции;

— это человек, которого ожидают увидеть представители СМИ и блогерского сообщества (и никак не меньше).

Естественно, спикеров не может быть много. Однако вопросов может и должно быть много. И какой бы развернутый и продуманный Q&A (Questions & Answers) мы не подготовили для нашего спикера, ему может быть задан вопрос, ответом на который он владеет не очень хорошо. Для этого на первом ряду в зале размещаем специализированных специалистов из различных подразделений компании, которые смогут компетентно осветить «околовопросы» конференции. При необходимости, спикер может предоставить право ответа одному из этих специалистов.

Учитываем и следующее: спикер – человек. А значит, подвержен всем человеческим страстям и недугам. Кроме того, в жизни случается всякое. На случай, если ваш спикер сильно заболел/попал в аварию/срочно покинул страну по более срочным и неотложным вопросам компании, у вас должен быть человек, который сможет его заменить.

Внешний вид спикера, его моральная и информационная подготовка находятся также в зоне нашей ответственности, однако это большая тема, достойная освещения в отдельной статье.

7. Условия для работы спикера

Необходимо создать максимально комфортные условия, поскольку сама позиция спикера уже предполагает сильный стресс для человека. Нужно продумать все – от комфортного расположения выступающего — удобного кресла, стула — до комфортного освещения во время выступления (не светит ли в глаза прожектор, видит ли спикер зал и каждого слушателя — во время вопросов ему нужно будет видеть журналиста, который задал вопрос из зала).

8.Техническая часть 

Очень важный момент. Нужно настроить и проследить за функционированием огромного количества технических единиц: светового, звукового оборудования, видео-оборудования, гаджетов (при их наличии на площадке). Данный пункт включает достаточно широкий фронт работ, поэтому при проведении масштабной пресс-конференции за техническую часть обычно отвечает целый пул специализированного персонала.

9. Логистика на площадке 

Продумана таким образом, чтобы создать условия, максимально комфортные для перемещения гостей. Попробуйте абстрагироваться от своей позиции организатора и представить себя на месте гостя, который находится в данном помещении впервые. Пройдите весь его путь от входа до фуршетной зоны. Задайте себе вопрос: насколько интуитивно легко понять, где находится та или иная зона. Кроме того, можно попросить одного из ваших коллег, который впервые прибыл площадку для помощи вам в организации пресс-конференции, оценить помещение глазами гостя. Чтобы помочь участникам сориентироваться в незнакомом месте, каждому из прибывших среди прочего раздаточного материала вручаем план помещения с отмеченными на нем зонами (план, конечно, не нужен в случае, если зал достаточно небольшой и гости могут сориентироваться без него).

Об авторе: 

Гаянэ Петросян, 

Cтарший специалист по связям с общественностью макрорегиона Центр Tele2 Россия