Провести корпоратив для малого или среднего предприятия – тот еще квест. И не только для участников, но в первую очередь – для организаторов. Рассказываем, как сделать так, чтобы довольны остались и сотрудники, и руководство, не слишком выбившись из бюджета.

Тренд: гибрид пользы и развлечений

На непростом информационном фоне последних четырех лет ивенты перестали быть сплошными праздниками и весельем. Бизнес смещает акценты с развлечений на развитие. Все чаще в заявках клиентов мы видим задачи: повысить эффективность команды, подружить зумеров и старшее поколение, провести стратегическую сессию для руководителей отделов продаж.

Бизнес строится вокруг людей, поэтому командообразование и HR-бренд – не просто модные словечки, а необходимость, которая позволяет удержать, сплотить и вдохновить ценные кадры.

Меняются привычные форматы корпоративов и тимбилдингов. Классические корпоративы с танцами и банкетами постепенно трансформируются в инструмент бизнес-взаимодействия: дополняются командообразующими квестами, соревнованиями, мастер-классами. Причём неважно, говорим мы о компании на 30-80 человек или о многопрофильном холдинге. Проблемы на рынке труда и в экономике затрагивают сейчас всех.

Гибрид «корпоратив+тимбилдинг» – тренд последних двух лет. 

Он помогает бизнесу одним мероприятием закрыть сразу несколько стратегических задач:

• Повышение лояльности сотрудников к руководству и бренду компании
• Улучшение производительности труда, повышение эффективности команды
• Донесение ценностей компании
• Улучшение коммуникаций между подразделениями и командообразование
• Стратегическое планирование

Как это может выглядеть на практике? Утром — командообразование, вечером – церемония награждения, ведущий, фуршет или полноценный банкет. Где-нибудь на Алтае или Камчатке, на уютной турбазе. Или вообще в тёплых странах. Спорт, творчество, нетворкинг, стратегическая сессия прекрасно интегрируются в эту схему. Решение бизнес-задач – да. Релакс и естественное сплочение команды – тоже да.

Крутость этого формата: при профессиональном подходе можно выжать максимум пользы с самыми разными бюджетами и для разных по численности команд. Нет бюджета на 2-3 ивента в год? Не проблема! Собираем в одном мероприятии ключевые задачи, которые необходимо реализовать, и создаём ту программу, которая их закроет.

Как уложиться в бюджет

Стоимость ивента всегда зависит от огромного количества факторов:

• формат самого мероприятия: ламповая вечеринка в офисе или небольшом лофте или выезд за город с арендой коттеджей? Квест по городу или выездной тимбилдинг на природе?
• меню: фуршет, банкет, стилистика, размер порций (например, новогодний стол в духе вселенной Гарри Поттера и советская концепция с оливье и мандаринами будут совершенно разными по затратам)
• место проведения, нужен ли трансфер
• количество гостей
• длительность мероприятия
• день недели и время года
• количество и статус артистов
• развлекательная часть: игры, мастер-классы, интерактивы, лекции
• дополнительные подрядчики (технические специалисты, фотограф, видеограф)
• оформление пространства

Можно ли оптимизировать смету на ивент без потери качества? Всё зависит от исходных цифр.

Если у вас 100 тысяч на 50 человек, а на календаре 25 декабря, то, увы, самое большее, что сможет предложить профессиональное ивент-агентство даже в регионе – рекомендации в духе «сделай сам».  

Во всех остальных случаях можно пожонглировать ингредиентами будущего мероприятия и что-то сократить. Однако всегда держим в фокусе:

• Локация, условия проживания, сервис важны, как ни крути. Проверяем комфортность проживания/пребывания. Не урезаем эту статью расходов в ноль.
• Безопасность. Особенно если предусмотрены активности на природе, воде, в горах. На инструкторах, врачах, МЧС-никах – не экономим.

Что можно оптимизировать:

1. Декор, посуда, фотозоны. Сейчас достаточно вариантов даже в рамках трендовых концепций.

2. Даты проведения. Те же тимбилдинги гораздо комфортнее по стоимости проводить в будни (понедельник, вторник, среда — топ).

3. Даты бронирования. Чем раньше застолбите за собой даты, тем дешевле будут стоить и площадка, и партнёры даже в сезон.

4. Спикеры, артисты, ведущие. Да, можно мечтать о резидентах Comedy Club из Москвы, но, если их присутствие добавляет непозволительное количество нулей к бюджету – смело меняем на местных талантов.

Как вовлечь участников в ивент

Атмосферная прелюдия – важный аспект современного мероприятия для искушённой публики. 

Чтобы не получить после корпоратива от команды: «Лучше бы премию дали вместо этого!», погружение в праздник, например, в Новый год, можно начать недели за две. Есть много способов сделать это прямо в офисе: тематические квесты, творческие задания и конкурсы, милые сюрпризы, которые требуют минимум времени и денег, но создают максимум праздничного настроения. Бонус для HR-бренда – лояльность к руководству при таком подходе будет расти даже у бедняг, погрязших в годовых отчётах и совещаниях.

Современные технологии в ивентах

• Чат-боты сегодня можно сделать на любой вкус и под любые задачи. Они могут быть игровыми, вовлекая команду в мероприятие за какое-то время до его начала, или навигационными, которые помогут найти гостям нужную активность на площадке, а вам – сократить бюджет на администраторов.
• Спектакли-променады, квесты с тимбилдингами, интерактивы в «тихих наушниках» в рамках обычного корпоратива, которые особенно заходят интровертам.
• Иммерсивные спектакли, квесты с упором на актёрскую игру, продуманные сценарии (удобно комбинировать всё с той же «классикой»).
• Дипфейки, клипы/фильмы/видеоролики с участием сотрудников, созданные с помощью нейросетей.

Важно чётко продумывать идею, подбирать профессиональных исполнителей, чтобы всё смотрелось натурально, органично, вызывало вау-эффект, и помнить, что главными героями высокотехнологичной затеи должны в любом случае оставаться сотрудники.

Об авторе: Анастасия Барышпол, основатель ивент-агентства для государства и бизнеса AB Studio (Новосибирск)