Готовя камерную презентацию на десяток гостей или масштабный ивент на несколько сотен человек, вы, вероятнее всего, начнёте с выбора площадки. Итак, вы нашли идеальное помещение с удобным местоположением и быстрым интернетом, переговорили с администрацией и внесли аванс. Казалось бы, можно выдохнуть, но неприятности, как и положено, приходят откуда их не ждали. Не зря работа координатора мероприятий, по данным Forbes за 2016 год, замыкает пятёрку самых стрессовых профессий сразу после пилотов и полицейских.

1. Вам не повезло с соседями

Бронируя площадку, поинтересуйтесь, кто её арендует до или после вас, а также будут ли другие ивенты в соседних залах.

Короткая история из жизни.

В вечер перед презентацией в новом московском клубе наша сотрудница заехала туда разложить пресс-материалы. До этого мы уже раза четыре были на месте и успели вникнуть в мельчайшие нюансы, начиная с того, кто где будет сидеть, как встречаем гостей и заканчивая тем, что они будут делать в перерывах. Приехав, коллега не узнала клуб.

Вместо картин современных художников на стенах были разноцветные гирлянды, а с лестницы и потолка свисали грозди воздушных шаров. Оказалось, что сразу после нас запланирована цирковая премия с клоунами, акробатами и всеми вытекающими последствиями. Мы сразу же сказали, что такое оформление не подойдёт — наше мероприятие выдержано в совершенно другой стилистике.

Сотрудники признались, что один из организаторов этого цирка с клоунами — владелец клуба. Именно он решил, что оформить площадку после нашей презентации они не успеют, поэтому лучше развесить шарики и гирлянды накануне. Владелец в довольно жёсткой форме поставил ультиматум: проводите своё мероприятие так, либо забирайте деньги и уходите. Возможно, наши юристы и привлекли бы к ответственности такого владельца клуба, но сорванное мероприятие никто бы не вернул.

В итоге уже в ночи был найден компромисс: они украсили стены, но затянули их плотной чёрной тканью, чтобы наши гости не догадались о подвохе. Конечно, таких сюрпризов не случится, если вы работаете с надёжной площадкой, но наше желание удивлять гостей ведёт к тому, что мы ищем новые, ещё неизвестные широкой общественности места. Тот клуб, кстати, вскоре закрылся.

Есть и противоположный пример. Мы организовывали конференцию в одной из гостиниц Санкт-Петербурга, и два года подряд в эти дни в соседнем зале к матчу готовилась команда «Зенит». Футболисты постоянно курсировали по коридорам гостиницы. Делегаты конференции в качестве бонуса получили возможность сфотографироваться с зенитовцами на фоне нашего пресс-вола, футболисты не были против. Такие фотографии потом очень удачно разошлись по социальным сетям

2. На вашей площадке легко потеряться

Важно заранее пошагово продумать путь гостя. Как он поймёт, что именно в этом зале проходит ваша презентация? Конечно, вы это подробно объяснили в пригласительном письме, но нужно, чтобы даже без такого письма человек смог быстро сориентироваться на месте.

Сделайте всё, чтобы гостю не пришлось ни у кого спрашивать, в каком зале проходит мероприятие. Не пожалейте времени на подготовку табличек-указателей, поставьте сотрудника на вход, чтобы он встретил гостей и подсказал, где гардероб и туалетная комната. Если стоек регистрации несколько, то можно оформить вашу в стилистике бренда, чтобы она сразу бросалась в глаза.

3. Вы не рассчитали время

Как правило, все гости приходят в разное время. Позаботьтесь о том, чтобы люди не скучали до начала ивента. Если это B2B мероприятие или пресс-конференция, для вас и ваших сотрудников это хорошая возможность побеседовать с гостями, дать им более чёткое понимание события и, возможно, познакомить с ключевыми спикерами. В такой момент гости обычно не против за чашкой кофе полистать адженду мероприятия и другие сопроводительные материалы.

Будьте готовы к тому, что спикеры могут задержаться либо сессия вопросов и ответов затянется. В таком случае программа сдвинется, а какой запас по времени у вас останется до часа X, когда нужно освободить площадку? Изначально узнайте у администрации, на каких условиях можно продлить аренду, а лучше сразу добавьте пару лишних часов.

Экономить предпочтительнее на других вещах, ведь вы никогда не знаете, как пойдет мероприятие. Может быть, фуршет окажется настолько удачным, что гости решат ещё побеседовать за коктейлем. Вам в таком случае будет неловко просить их поторопиться.

4. Оформление площадки или, WTF, что за спиной у спикера?

Усилия и бюджет на оформление площадки прямо пропорциональны его значимости. Так, рядовой зал с помощью плазменных панелей можно превратить в хайтековскую площадку. Когда вы ограничены во времени и возможностях, начните с малого.

Поставьте любого человека на место спикера, посмотрите, что будет у него за спиной во время выступления. Если есть возможность использования видеостен, то здесь ваша фантазия не ограничена: видеозаставки, лого партнёров, слайды.

Только, пожалуйста, будьте аккуратнее с трансляцией из социальных сетей! На одной конференции спикеры увлечённо дискутировали, а делегаты в зале смеялись над чтением Твиттер-трансляции за спиной выступающих. В твитах пользователи, не стесняясь в выражениях, обсуждали докладчиков.

Если видеостены нет, то ситуацию спасают старые добрые пресс-волы с логотипами или ролл-апы. Да, ролл-апы это прошлый век, но это всё же меньшее зло, чем, к примеру, выцветший от времени занавес в актовом зале регионального университета (ведь мероприятия бывают разные и иногда наш выбор площадки очень ограничен).

5. Фуршет не оправдал ожиданий

Фуршет не является обязательной частью, но если не лояльность, то хотя бы настроение гостей он поднимает. Вы продемонстрируете своё человеколюбие, если позаботитесь о предпочтениях тех, кто, например, не пьёт алкоголь, является веганом, не ест свинину, соблюдает пост и т. д.

Уточните у персонала, сколько точек раздачи еды будет, не возникнет ли очереди. Возможно, имеет смысл выделить несколько столов с дополнительным обслуживанием для топ-менеджмента или вип-спикеров. Это очень простой совет, но не раз наблюдала, как топы не хотели вместе со всеми толпиться в очереди к столу и в итоге оставались голодными.

Когда до фуршета остаются считаные минуты, сделайте так, чтобы именно ваши гости первыми попали на него. Во время вышеописанного казуса с цирковой премией клоунессы, пришедшие на площадку заранее, первым делом отправились подкрепиться на наш фуршет, в то время как у нас ещё шла оживлённая дискуссия. Нет, нам не было жалко нескольких тарталеток. Однако гостям в таком случае будет скорее всего неприятно, если кто-то уже ел с этого стола и случайно оставил хвостик от креветки в шоколадном флане.

Познакомьтесь перед мероприятием с обслуживающим персоналом, дайте им инструкции, чтобы они смогли опознать именно ваших гостей и никто заранее не разрушил какой-нибудь хитрый десерт на фуршете.

Об авторе:

Татьяна Милачева,

директор по маркетинговым коммуникациям WebMoney Transfer

Главное фото: SNL show