Максимальный охват аудитории — одно из важных условий успеха мероприятия. PR-активность до, во время и после мероприятия помогает увеличить эффективность и привлечь внимание к ивенту.

Используя опыт мероприятий, PR-поддержкой которых занималось наше агентство «A-TAK» (TechCrunch Moscow, Demo Europe, РИФ+КИБ, Премия Рунета), мы собрали девять наиболее полезных PR-инструментов для event-менеджеров. Конечно, вовлечь все площадки не всегда возможно, однако, наши подсказки помогут выбрать самые эффективные инструменты с учётом имеющихся ресурсов.

До мероприятия. К вам должно хотеться

1. Лидеры мнений

Заручиться поддержкой инфлюэнсеров рынка — значит, привлечь внимание к мероприятию их друзей, коллег и многочисленных подписчиков в соцсетях. Прежде всего, стоит обратиться к спикерам с просьбой написать об участии в мероприятии в личных аккаунтах. Многие охотно соглашаются, поскольку могут тем самым лишний раз позиционировать себя как эксперта. Хорошо работают и промокоды на посещение ивента, которыми эксперты могут поделиться с подписчиками.

Чтобы дополнительно стимулировать спикеров делиться информацией, можно продумать спецпроект. Организуя конференцию «Коммуникации в Кубе» о PR, SMM и event-технологиях, мы пригласили пять авторитетных экспертов принять участие в фотопроекте. Для каждого был создан образ, иллюстрирующий тему доклада, подобран реквизит, каждый получил профессиональное фото, которое люди разместили в своих соцсетях и пригласили своих подписчиков послушать их лично.

Для другого спецпроекта в рамках «Коммуникаций в Кубе» мы привлекли Алекса Дубаса — журналиста, писателя, теле- и радиоведущего, актёра и блогера. С Алексом мы организовали вечернюю программу конференции после насыщенной деловой программы — авторские чтения. Гости смогли первыми услышать фрагменты из новой книги автора и стать соавторами проекта. Алекс Дубас анонсировал конференцию в своих социальных сетях и в программе на «Серебряном дожде».

 
2. Соцсети

• Визуальное оформление аккаунтов. Узнаваемый брендинг ивента позволит выделить публикации о мероприятии в ленте новостей. Используем единое визуальное оформление для карточек спикеров, анонсов секций и видеороликов.
• Анонсирующий контент. За несколько дней до мероприятия делаем анонсы ключевых секций, выступлений и спикеров.
• Сетка контента на дни мероприятия. Заранее составляем подробный контент-план с заготовленными постами как до, так и во время события.
• Разнообразные форматы. Пользователь устаёт от однотипной подачи информации, а значит — экспериментируем с вариациями «текст плюс картинка/видео/GIF/галерея», ретвитами и репостами, расширенными сниппетами с сайтов.
• Таргетированная реклама. Настраиваем показы по интересам, социальному графу, другим понравившимся пользователю страницам.

 
3. Инфопартнёры

СМИ с целевой аудиторией. Анонсируйте мероприятие рассылкой и дополнительно пригласите ключевых журналистов через более личные каналы — соцсети, мессенджеры, звонки. Заранее можно предложить интервью со спикерами или колонки — это позволит и вам, и журналисту максимально эффективно спланировать свое время.

Заинтересовать СМИ также можно спецпроектами с качественным контентом, который потенциально станет вирусным в соцсетях или принесёт дополнительный трафик на сайт. Например, РИФ+КИБ организует различные подборки ключевых персон или ретроспективу к юбилейным событиям.

Другие площадки, где обитают потенциальные участники. Сайты профессиональных сообществ, экспертные порталы и просто тусовочные площадки — выбирайте то, что больше подходит по тематике. Например, можно добавить event в календари мероприятий на сайтах типа Geometria.ru, Snob.ru, TheoryandPractice.ru, Cossa.ru и так далее.

Кросс-промо с компаниями. Договариваемся о рассылках по базе клиентов, новостях на сайте и постах в корпоративных аккаунтах в соцсетях и в интранет.

В идеале, с инфопартнёрами нужно разработать соглашение. Однако на практике, чтобы ускорить проект, зачастую достаточно устной договорённости, гарантируемой доверием и репутацией. Как вариант — можно договориться о взаимных упоминаниях без финансовой составляющей.

Во время мероприятия. Создаём ощущение «Здесь классно»

4. Репортажи в реальном времени

На мероприятиях, где одновременно проходят сразу несколько выступлений или секций, у участников должна быть возможность отследить самые интересные события. Репортажи в реальном времени особенно важны для журналистов, собирающих фактуру для материалов, и для тех, кто по каким-либо причинам до мероприятия не дошёл.

Для этого используем:

• Цитаты спикеров в соцсетях. Можно заранее подготовить простые шаблоны для цитат в любом графическом редакторе, чтобы оперативно разместить информацию во время события.
• Красивые фото. Профессиональные снимки на фоне инсталляции для фото в павильоне, снимки участников в процессе нетворкинга, фото выступающих спикеров, панорамные снимки, которые отлично подчеркивают массовость мероприятия (даже если народу не очень много). Их можно публиковать как по отдельности, так и собрать в галереи или альбомы в Фейсбуке и ВКонтакте.
• Полезные перерывы. Заполняем кофе-брейки и другие перерывы в программе анонсами ближайших выступлений, тезисами прошедших, репостами интересного контента от участников и быстро смонтированными видеороликами.
• Гид по площадке мероприятия. Рассказываем, что и где происходит в данный момент — от официальных выступлений до бэкстейджа. Систематически публикуем организационную информацию: карты, схемы, повторяющиеся объявления.
• Текстовые или видеотрансляции в СМИ. Ещё один формат спецпроекта, за которым интересно наблюдать тем, кто на event не попал.

5. Интерактив с клиентами

• Официальный хештег мероприятия. Хештег должен по возможности быть коротким и запоминающимся, с единым прочтением, чтобы избежать неправильного написания. Размещаем изображение хештега для фото в павильоне, показываем на экране между презентациями, упоминаем в раздатке и добавляем к собственным постам в официальных аккаунтах мероприятия.
• Поддержка посетителей в соцсетях. Хорошо работают репосты репортажей участников с места событий, отметки на фото и интерактивы — опросы, сбор вопросов к спикерам, конкурсы на самую интересную фотографию или видеоролик.

6. Новостные поводы

Приглашая на мероприятие журналистов, необходимо продумать новостную повестку дня. Поэтому заранее опрашиваем спикеров о потенциальных новостных поводах, собираем запросы на личные интервью или комментарии, продумываем возможность рассылки презентаций сразу после выступления.

После мероприятия. Имидж Must-go

Главная цель PR-активности после мероприятия — создать нужное впечатление. У тех, кто не дошёл до ивента — «как жаль, что я не знал или не успел, нужно сохранить даты на следующий год». Те же, кто пришёл на мероприятие, должны почувствовать, что они были «в тусовке», на событии, которое нельзя пропустить и на которое нужно обязательно прийти ещё.

В этом помогут:

 
7. Фотоотчёты

Красивые галереи с мероприятия на сайте в соцсетях и сайтах формата Geometria.ru создают ощущение ивента, на котором «были все». Участники, как правило, с удовольствием делятся такими снимками в соцсетях, не забывая упомянуть и само мероприятие. Важно отмечать людей на фотографиях, чтобы дать понять, что они не слились с толпой, что именно их присутствие было важно и ценно.

8. Новости в СМИ

Содержательная рассылка по итогам мероприятия с ключевыми тезисами, новостями и анонсами, цитатами спикеров и визуальным контентом увеличивает шансы попасть даже в те СМИ, которые до ивента не дошли. Обязательно отрабатываем все запросы на комментарии и релизы, которые поступают во время и после мероприятия, рассылаем фотографии и видеоролики, заранее адаптированные под форматы соцсетей.

 
9. Follow-up

Эффективность мероприятия с точки зрения бизнеса будет ещё выше, если связаться по итогам ивента со всеми участниками — спикерами, партнёрами, новыми деловыми контактами и обычными посетителями. Не забудьте поблагодарить их за участие, интерес или поддержку мероприятия, оповестите о будущих событиях или предложите форматы сотрудничества.

Например, в ходе подготовки «Коммуникаций в Кубе» мы получили базу из более 1000 зарегистрировавшихся на мероприятие участников. Впоследствии со многими мы смогли связаться повторно и обсудить возможность сотрудничества в тех или иных проектах.

При качественном использовании всех или отдельных PR-инструментов при подготовке мероприятия результат не заставляет себя ждать. Так, в ходе РИФ+КИБ 2016 было получено около 8,5 тыс. упоминаний от почти 4 тыс. уникальных авторов. А «Коммуникации в Кубе» привлекли более 1000 подписчиков официальной страницы мероприятия в Фейсбуке и 118 сообщений в СМИ.

Подводя итог, профессионалы event-индустрии говорят, что самое затратное — провести первое мероприятие. Если продолжать серию мероприятий с определённой периодичностью, ивенты очень быстро становятся прибыльными, «развернуть» их получается быстрее, а PR-инструменты становятся неотъемлемой частью подготовки.

Об авторе:

Евгения Колобухова,

генеральный директор Коммуникационного агентства     «А-ТАК»

Фото: Лейла Матар, Марк Савин, Geometria.ru