Современная event-индустрия – это вселенная, в которой подрядчики и заказчики живут по своим особым законам. Каждое мероприятие уникально, как фигурка из конструктора лего, где одна деталь может поменять все. Рынок услуг в России на данный момент похож на огромный ящик с детскими игрушками, где среди яркого многообразия нужно отыскать те самые детали для идеальной фигурки – мероприятия мечты.

Крайне сложно в одной статье ответить на вопрос «как организовать мероприятие?». Тем не менее, можно дать эффективные рекомендации, на что стоит обращать особое внимание, что может сыграть решающую роль и о чем точно никак нельзя забывать при планировании мероприятия мечты.

Её величество идея

Или ответ на главный вопрос – «Зачем?». Идея является отражением целей и эффекта, которые желают достичь организаторы мероприятия. Даже самое простое, на первый взгляд, мероприятие должно иметь свою идею. «Но не проведете же вы конференцию в стиле пиратов карибского моря!» – скажете вы и будете правы. Нет, не проведем. Не стоит путать тематику мероприятия и его идею. Стиль события – это всего лишь инструмент для поддержания идеи, а идея, в свою очередь, – шаг к достижению цели.

Хорошей иллюстрацией является один из наших кейсов – серия мероприятий для крупной фармацевтической компании. Компания-заказчик является международной и обстановка в мире сильно сказывается на настроении сотрудников. Именно поэтому главным пунктом в брифе к этим мероприятиям была фраза: «Показать, что наша компания – единая и большая семья». Учитывая пожелания, разработали все остальное, а именно: стилистику гостеприимного национального ужина, интерактивы «на сплочение», поддержание и создание новых традиций. Подробнее об этом мероприятии можно прочитать здесь.

Тематика и стиль: нетленные гангстеры и актуалочка

Согласитесь, глупо проводить утренник в детском саду в стиле «СССР» или вечеринку а-ля «Каникулы в Мексике» для компании, где средний возраст сотрудников 55 лет. В погоне за оригинальностью многие забывают о том, что стилистика должна вписываться в общий концепт компании и быть актуальной*. Есть, конечно, несколько универсальных ходов – гангстеры, пираты, ковбои... И как бы безнадежно это не звучало, их можно организовать ярко и необычно! Хотя, как нам кажется, лучше направить свои творческие способности на создание чего-то действительно оригинального и нового.

* Что такое актуально? Это когда с выходом мюзикла «Призрак оперы» в предложениях многих ивент-компаний появилась концепция корпоративного мюзикла. Это когда весь мир ждет нового сезона «Шерлока», играя в «новые давно забытые» тимбилдинги по мотивам любимого сериала. Это когда в преддверии олимпиады в Сочи на церемонию награждения приглашают именитых спортсменов (подробнее тут). Не стоит забывать, актуальность – это не только ориентирование на тренды, но и ориентирование на темы, волнующие каждую конкретную компанию.

Партия сказала «Надо!» – комсомолу стало грустно

В своей практике мы однажды столкнулись с такой ситуацией: менеджер одной компании попросил подготовить концепцию новогоднего корпоратива в определенном стиле, сопроводив просьбу следующим комментарием: «Только сделайте плохо, чтобы ее не выбрали. Эта концепция нравится только начальству, все сотрудники хотят другого»*.

Увы, но в отечественных компаниях регулярно встречаются такие истории – выбирает не целевая аудитория, а непосредственный заказчик. Если уйти от подобного формата принятия решений при подготовке мероприятия (при этом неважно, о каком мероприятии идет речь – маркетинговом или корпоративном), то «отклик» после будет в разы выше, так как каждый участник получил то, чего хотел.

*Совместное планирование может стать эффективным инструментом вовлечения участников в процесс.

Интерактивность и вовлечение

Кстати, о вовлечении! Позвольте гостям мероприятия быть в нем на 100% и результат превзойдет все ожидания. Интерактивность – это залог успеха любого современного ивента. Внимание участника ускользает очень быстро, если ему не дать возможность повлиять на ход событий. Если же он сам создает эти события, верит в «легенду» этого мероприятия и принимает правила игры, то эти впечатления заставят его еще долго рассказывать всем окружающим о произошедшем.

Руками трогать

Так уж устроен человек, что нам хочется все познать на собственном опыте. Вспомните, как расстраиваются дети, когда в музее ничего нельзя трогать руками, а в зоопарке «зверей не кормить».

Часть этой потребности реализуется при условии интерактивности мероприятия, другая же должна быть реализована через детали, фишки и подарки.

Это можно проследить в последних тенденциях европейских свадеб. Молодожены ломают голову, чтобы изобрести как можно более оригинальный подарок для гостей. Это может быть мелочь, но такая, которую больше нельзя нигде найти.

*К примеру, компания TripAdvisor одарила своих партнеров уникальными печеньями с предсказаниями – дешево, красиво, необычно и индивидуально!

Удивляйте

Чем меньше ожидают гости, тем больше им понравится то, что они получат! Представьте ситуацию: вас пригласили на юбилей ваши друзья. Как вы представляете себе это мероприятие? 80% опрошенных нами сказали примерно следующее: «Это будет ресторан, много незнакомых людей, скучные поздравления. Ведущий, хорошо бы он был не очень пошлый. В конце все, скорее всего, сильно напьются и будут танцевать/петь караоке».

Представьте себе свое удивление, когда вы с этими ожиданиями приходите на праздник, а вам выдают защитную одежду, кисти и краски и просят нарисовать граффити-поздравление в честь юбиляров под чутким контролем настоящего художника, угощения сделаны в виде тюбиков с краской, а заканчивается вечер заездом на роликах по городу? Может, вы и не любите рисовать и ролики, но всем своим друзьям об этом точно расскажете.

*Не бойтесь смешивать и изобретать новые форматы. В конференцию можно добавить элементы игры, клиентское мероприятие провести в формате квеста на велосипедах, а презентацию нового продукта превратить в съемки фильма!

В плену социальных сетей

Если все предыдущие пункты соблюдены, то у гостей уже СТОЛЬКО впечатлений, что держать в себе всю эту информацию совершенно невозможно.

Интеграция социальных сетей в структуру мероприятия является неотъемлемой частью современного ивента.

Участники должны иметь возможность «лайкнуть» понравившееся им в реальном времени, выложить фото в инстаграм со специальным хэштегом, поделиться в фейсбуке презентацией понравившегося оратора. Существует множество различных вариантов интеграции социальных сетей в ивент. Одним из ярких примеров этой тенденции служит сайт http://eventstagr.am/, собирающий фото под нужным хэштегом со всех ресурсов и отображающий их в реальном времени.

Техника на грани фантастики

В то время, как весь мир уже бредит выходом 7-го айфона, ни один крупный ивент не обходится без достойных технических решений.

Технические новинки в ивент-сфере – это одна из основ развития бизнеса. 3D-мэппинг, технология дополненной реальности, туманные экраны, лазерные проекции, динамические декорации – это лишь верхушка айсберга невероятных технически возможностей ивента.

Самой яркой, на наш взгляд, иллюстрацией может служить инсталляция в павильоне «Мегафон» на Олимпиаде в Сочи. Технология, удивившая весь мир! А напоследок еще один яркий пример интерактивной технологии.

Удачи и незабываемых ивентов!

 

Об авторе: 

Екатерина Басова, 

event-менеджер, 

коммуникационное агентство «Galactic Group»