Почему 9 способов, а не 10? Да, потому что, у меня совершенно нет времени, впрочем, эта колонка как раз про ошибки, которые мы совершаем, когда у нас совершенно нет времени.

Итак, вот 9 верных способов провалить любое событие:

1. Заказывайте производство рекламных материалов в последние два дня до события.
2. Образно рассказывайте дизайнеру и производственникам, что именно вы от них хотите.
3. Придерживайтесь строгого сценария мероприятия. Что бы не случилось, при любых обстоятельствах, не меняйтесь в угоду непредвиденным мелочам.
4. Чек-лист для слабаков!
5. Весь персонал приезжает не раньше, чем за 20 минут до мероприятия — все равно успеем.
6. Запасной план – пережитки прошлого.
7. Проверка оборудования до мероприятия только тратит ваше драгоценное время.
8. Контролировать персонал не нужно – они ведь профессионалы! Даже девочки-промоутеры.
9. Скудный фуршет и кофе-брейк – основа экономии. Как говорится, гости не есть сюда пришли.

А теперь давайте выйдем из параллельной вселенной, в которой вы читаете этот список и убеждены, что это не про вас. А я совершаю эти ошибки, и не только я! Может быть не все сразу, хотя всякое бывало. Для таких же самоуверенных и многоопытных организаторов, пару советов как обезопасить себя, если вы уже достигли дна и допустили все эти ошибки.

1. В голове держите подрядчика, которое в любое время дня и ночи переделает неверно сделанные рекламные материалы. Такие чудо-люди появляются тогда, когда у вас безупречная репутация по своевременной оплате счетов, если и это не про Вас, обещайте впредь заказывать будущие мега-объёмы материалов только у них.

2. Итог получился не таким, каким вы его задумали? Корректируйте концепт, меняйте размещение этих материалов на площадке. Может быть невероятную конструкцию лучше поставить не в центр, а при входе? Масштабы будут видны, а плохую печать не выдаст спокойное освещение.

3. Не умеете быть гибким и подстраиваться под непредвиденные обстоятельства? Просите о помощи профессионалов – ведущие, звукооператоры и т.п. Им не привыкать, они подскажут способ скорректировать ход мероприятия так, что проблему заметили только Вы сами.

4. Тщательно объясните ответственным на точке все, что должно было быть на Вашем чек-листе. Теперь они ваши контрольные точки.

5. Персонал, даже самый профессиональный, нуждается в четком ТЗ. Опоздавшие есть всегда. Смиритесь и стартуйте – аудитория сама запустит механизм мероприятия. Лучше уж так, чем опоздание, которое заметили все участники из-за долгого ожидания.

6. Запасной план и не один! Если у вас его нет, проводите мероприятие с опытным помощником, который его мгновенно придумает 🙂

7. Не проверили оборудование, а оно дало сбой? Внесите в тайминг импровизацию, пригласите всех выпить чаю, пока чинят неисправный экран.

8. Контролировать должны не вы, а ваши помощники. Если же их нет, проговорите еще раз их зоны ответственности и с определенным интервалом устраивайте импровизированны й мини-аудит.

9. В случае со скудным фуршетом остается только краснеть и стыдится. Урежьте время на кофе-брейк — так ваша жадность не будет настолько очевидна.
Будем честны, эти способы очень субьективны и зависят от формата мероприятия. Идея одна – проведение события это всегда тысяча и один способ сделать сказку при любых обстоятельствах. Самое главное — не забывайте улыбаться!

Фото

Об авторе: 

Анна Валехова,

независимый консультант по event и PR